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2024 Leitfaden zur Formularautomatisierung:
SOFTWARE & SOLUTIONS | SMART COMMUNICATIONS
Der ultimative Leitfaden zur Formularautomatisierung
Mehr erfahrenDa die Kundenerwartungen an benutzerfreundliche, digitale Erlebnisse zunehmen, setzen Unternehmen wie Ihres alles daran, schnelle und erstklassige mobile Interaktionen zu ermöglichen. Dabei wird jedoch einer der häufigsten Geschäftsprozesse oft übersehen: Formulare. Sie bleiben häufig bei ausfüllbaren PDFs, einfachen Webformularen oder mobilen Anwendungen stehen und kommen in der digitalen Automatisierung nicht voran.
In stark regulierten Branchen wie der Versicherungs- und Finanzdienstleistungsbranche, in denen zahlreiche komplexe Onboarding- und Serviceprozesse existieren, sollte der Kundenweg vom ersten Kontakt bis zum endgültigen Ergebnis reibungslos verlaufen.
Weniger, aber dafür wirkungsvollere Interaktionen, bei denen Sie Ihre Kunden besser kennenlernen und schnellere Ergebnisse erzielen, sind entscheidend für die Formularautomatisierung.
Der "ultimative Leitfaden zur Formularautomatisierung" gibt Ihnen einen Überblick darüber, was Formularautomatisierung bedeutet (und was nicht), wie sie in Ihrem Unternehmen implementiert werden kann und welchen wesentlichen Vorteil sie sowohl für Ihre Kunden als auch für interne Stakeholder bietet.
Was ist Formularautomatisierung?
(Und was sie nicht ist)
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Softwarelösungen für digitale Formulare, die sich als Lösungen zur Formularautomatisierung ausgeben und einen schnellen Weg zur Erstellung von Online-Formularen bieten – möglicherweise mit etwas bedingter Logik oder einem einfachen Workflow, um ein RFP-Feld zu überprüfen – alles im Namen einer besseren Kundenerfahrung. Doch das ist keine echte Formularautomatisierung.
Die Softwaresysteme, die eine echte Formularautomatisierung ermöglichen, sind darauf ausgelegt, die Datenerfassungsprozesse Ihres Unternehmens für zentrale Geschäfts- und Serviceanwendungen vollständig zu digitalisieren.
Was bedeutet das wirklich?
Digitale Datenerfassung umfasst nicht nur die Informationen, die in den ausfüllbaren Feldern eines Formulars eingegeben werden, sondern auch begleitende Dokumente, Zustimmungsunterschriften und die Möglichkeit, bei Bedarf zusätzliche Informationen von Drittanbietern zu beziehen.
Wichtige Geschäftsanwendungen wie die Verwaltung von Leistungsempfängern, die Erneuerung von Policen, das Onboarding in der Vermögensverwaltung, die Neuzuweisung von Vermögenswerten und die Freigabe medizinischer Informationen sind komplexe Prozesse, die täglich Tausende von Malen durchgeführt werden und einen erheblichen Einfluss auf die Erfahrungen haben, die den Umsatz und die Kundenbindung des Unternehmens steigern.
Es gibt einfache digitale Formulare und spezialisierte Lösungen für Unternehmensformulare, die ganz unterschiedliche Ansätze zur Datenerfassung bieten. Von den Funktionen, die im Hintergrund laufen und die Datenkonformität gewährleisten, bis hin zu den Vorteilen einer verbesserten Datenqualität und schnelleren Ergebnissen – jede vermeintliche Ähnlichkeit wird bereits zu Beginn der Suche nach einer Unternehmenslösung deutlich entkräftet.
BLOG (Englisch)
Discover What Enterprise Forms Are and How They’re Different From Most Web Forms
Blog-Artikel lesen
Aktuelle Faktoren steigern den Bedarf
an automatisierten Formularen.
Egal, in welcher Branche Sie tätig sind, gibt es verschiedene Gründe, die Ihr Unternehmen dazu bewegen, eine Lösung zur Automatisierung von Formularen zu implementieren. Dazu gehören:
1.Entlastung von IT-Teams
In der Vergangenheit haben IT-Teams die Datenerfassungsprozesse des Unternehmens implementiert und verwaltet. Unabhängig davon, ob sie diese Prozesse durch Übernahmen oder eigene Entwicklungen übernommen haben, werden sie mit Anfragen überhäuft, neue Datenfelder hinzuzufügen oder Logos zu aktualisieren, obwohl ihr Ziel darin besteht, möglichst viel und schnell zu automatisieren.
Eine weitere zentrale Aufgabe dieser Teams ist die Gewährleistung der Datenhygiene, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und für alle zugänglich sind. Sie verbringen unzählige Stunden mit der Datenbereinigung, da die bestehenden Prozesse im Frontend nicht den notwendigen Entwicklungsgrad haben, um Verzögerungen in nachgelagerten Bereichen zu vermeiden.
Mit einer Lösung zur Formularautomatisierung können Unternehmen beide Herausforderungen angehen. Es ist nicht mehr notwendig, teure IT-Ressourcen für die Verwaltung von Formularen einzusetzen, da die internen Fachabteilungen in der Lage sind, die Formulare und Genehmigungs-Workflows selbst zu erstellen und zu pflegen. Zudem kann der Zeitaufwand für die Datenbereinigung erheblich reduziert werden, da die konsistent formatierten und validierten Informationen, die eingehen, dies unterstützen.
2.Verbesserung der Kundenerlebnisse hat höchste Priorität
Kundenerfahrungen sind vielschichtig. Egal, ob der Kunde ein Versicherungsnehmer, ein Anlageberater (oder dessen Klient) oder ein Patient ist, er vergleicht seine Interaktion mit Ihnen mit den Erlebnissen, die er bei Online-Händlern macht, die über ansprechende Websites, relevante Produktempfehlungen und eine Lieferung am selben Tag verfügen. Versicherer und Finanzdienstleister müssen die Kluft zwischen dem Erlebnis, das sie bieten, und den Erwartungen der Kunden schließen.
Hier sind die Erfahrungen, die Ihre Makler, Berater, Vertreter, Versicherungsnehmer und Kunden sich wünschen:
- Mobile-first Unternehmensformulare
- Einfache Möglichkeit zur Eingabe von Informationen
- Nur relevante Fragen stellen
- Möglichkeit, digitale Dokumente hochzuladen
- Fragen in der bevorzugten Sprache anzeigen
- Echtzeit-Weiterleitung von Informationen für Unterschriften und Genehmigungen
- Antworten am selben Tag und nicht erst in einem anderen Monat
3.Schutz sensibler Daten
Als Führungskraft in einem Unternehmen sind Sie sich mit Sicherheit bewusst, dass viele der Methoden, die Kunden heutzutage zur Übermittlung von Informationen nutzen, weder zuverlässig noch sicher sind. Schon ein einziger Hackerangriff kann die persönlichen Daten von Tausenden gefährden. Regierungsbehörden verschärfen kontinuierlich die Vorschriften zum Datenschutz, und der Druck von Compliance-, Rechts- und Informationssicherheitsteams wächst, um diesen Anforderungen nicht nur gerecht zu werden, sondern ihnen auch proaktiv entgegenzuwirken.
Sicherheitszertifizierungen von Anbietern für Unternehmenssoftware sind mittlerweile eine Selbstverständlichkeit. Aber auch Ihre Firma und Ihre Marke tragen die Verantwortung, die Daten Ihrer Kunden genauso zu schützen, wie Sie die eigenen Daten schützen, und muss ihren Ansatz zur digitalen Datenerfassung grundlegend überdenken. Je mehr Kanäle zur Datenerfassung genutzt werden, desto aufwendiger und kostspieliger wird es, die Sicherheit dieser Informationen zu gewährleisten.
Die fortschrittliche API-Architektur von Formularautomatisierungs-Software ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Informationen an jedem Punkt eines Prozesses zu sammeln, zu übertragen und zu speichern, während gleichzeitig die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren für die Datenverarbeitung sichergestellt wird. Dank der adaptiven Technologie kann ein sicherer Formularprozess sowohl innerhalb eines Portals, auf einer öffentlichen Website sowie auf mobilen Endgeräten genutzt werden.
LEITFADEN (Englisch)
From Chaos to Control - 10 Reasons to Digitalize End-to-End Form Processes
Dieser Leitfaden zeigt, wie Ihr Unternehmen derzeit wahrscheinlich Formularprozesse verwaltet und wie Sie mit unserer Löstung SmartIQ die Effizienz und Effektivität steigern können.
Mehr erfahrenDie Vorteile einer cloud-basierten Formularautomatisierung
Nahezu jeder Geschäftsprozess benötigt Informationen. Egal, ob es sich um einen Teil des Onboarding-Prozesses oder die Betreuung eines langjährigen Kunden handelt, die Informationsbeschaffung ist oft der erste Schritt im gesamten Ablauf. Die Auswirkungen veralteter Prozesse auf Unternehmen sind erheblich, kostspielig und weitreichend – sowohl für die IT-Abteilungen als auch für die betreffenden Fachbereiche.
Einige der deutlichsten Auswirkungen von cloudbasierter Technologie zur Automatisierung von Unternehmensformularen auf eine Organisation sind:
Für Automatisierungs- und IT-Teams
Eliminiert nachgelagerte Datenbereinigung
Verbessert die Nutzung neuer und bestehender Informationen und Technologien
Freisetzung von IT-Ressourcen für strategische Projekte
Reduziert den Zeitaufwand für die Pflege von Legacy-Tools
Für das Unternehmen
Höhere Abschlussquoten durch geringeren Aufwand und ein besseres Erlebnis
Bindung und Loyalität durch schnelle, personalisierte Ergebnisse
Nahtlose Erstellung von „Mobile First“-Erlebnissen für jeden Geschäftsprozess
Anspruchsvolles Branding für konsistente, ansprechende Erlebnisse
Wussten Sie schon? 53 % der Kunden würden eine Interaktion mit einem Unternehmen beenden, wenn die Art und Weise, wie sie Informationen sammeln (z. B. das Ausfüllen eines Formulars), zu schwierig ist.
WHITEPAPER (Englisch)
Next-Gen Enterprise Data Collection: The Role of Forms in Interaction Experience Management (IXM)
Mehr erfahren
Was sind typische Anwendungsfälle
von Formularautomatisierung?
Geschäftsprozesse in den Bereichen Versicherungen und Finanzdienstleistungen können sehr emotional, zeitkritisch und belastend sein, da sie alles betreffen – von lebenswichtigen Entscheidungen bis hin zu Investitionen in Millionenhöhe.
Hier sind einige gängige Anwendungsfälle, die durch digitale Formulare und automatisierte Genehmigungsprozesse optimiert werden können, um den Kunden die reibungslosen Abläufe zu bieten, die sie erwarten.
Finanzdienstleistungen
Dienstleistungen in der Vermögensverwaltung
Anleger-Risikoanalysen
Vermögensverwaltung Portfolio-Management
Firmenkredite
Kunden-Onboarding im Vermögensmanagement
Darlehensverwaltung
Versicherungen (Schaden & Unfall)
Neue Geschäftsanwendungen & Kunden-Onboarding
Angebotserstellung & Risikoprüfung
Policenverwaltung
Erneuerungen
Onboarding von Agenten & Maklern
Schadenmeldung
Versicherung (Leben)
Neue Geschäftsanwendungen & Kunden-Onboarding
Angebotserstellung & Risikoprüfung
Policenverwaltung
Begünstigtenverwaltung
Schadenmeldung
Berater-Onboarding
Was kann ich von einer Lösung
zur Formularautomatisierung erwarten?
Die Technologie für Unternehmensformulare ist keineswegs neu; einige der etabliertesten Anbieter, wie Smart Communications, haben ihre Lösungen seit mehr als 30 Jahren kontinuierlich verbessert. Dennoch ist es für viele Unternehmen ein neues Thema und ein Bereich, den sie noch erkunden müssen. Welche Fähigkeiten und Funktionen sind also notwendig, um eine nachhaltige Rentabilität und Skalierbarkeit zu sichern? Das hängt ganz von der Perspektive des Fragenden ab.
Für Automatisierungs- und IT-Teams
Automatisiert manuelle Papierprozesse
Einheitlich strukturierte, formatierte Datenerfassung
Robuste APIs und vorgefertigte Konnektoren zur Integration mit Kernsystemen
Keine Wartung der Technik
Flexible Ausgabe- und Datenspeicheroptionen
Sichert die Informationshoheit
Einhaltung der Informations- und Sicherheitsrichtlinien
Für das Unternehmen
Füllt bekannte Informationen vorab aus und validiert gesammelte Daten in Echtzeit.
Automatisiert Genehmigungsworkflows
Alle Funktionen sind für mobile Endgeräte optimiert
Status-Updates in Echtzeit
Präsentiert automatisch übersetzte Inhalte
Unterstützt die digitale Erfassung von begleitenden Dokumenten
Beinhaltet Videoinhalte und ein vollständig markenkonformes Erlebnis
Flexible Unterschriftsoptionen (Unterschriftsfeld, eSignatur, etc.)
Den Kreis schließen
Viele externe Geschäftsprozesse enden mit einer Art von Vereinbarung. Das kann bedeuten, ein Kästchen anzukreuzen, eine „Signatur auf dem Bildschirm“ zu leisten oder eine rechtlich verbindliche eSignature-Vereinbarung zu unterzeichnen. Ausgereifte Lösungen zur Formularautomatisierung sind so entwickelt, dass sie Unternehmen je nach spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen verschiedene Optionen bieten. Einige Prozesse können eine Vielzahl von Signieroptionen umfassen, je nachdem, wer unterzeichnet, wann und unter welchen Umständen. Der entscheidende Punkt ist, sicherzustellen, dass man nicht ausschließlich auf eSignaturen angewiesen ist, wenn diese möglicherweise gar nicht erforderlich sind.
WHITEPAPER (Englisch)
Get to eSignature Faster: Maximize the Value of Your eSignature Investment with True Forms Automation
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Warum Smart Communications für die
Formularautomatisierung wählen?
SmartIQ™, eine Formularautomatisierungssoftware von Smart Communications, bietet Unternehmen die Möglichkeit, formularbasierte Abläufe zu modernisieren. Mit SmartIQ werden Mitarbeiter, Stakeholder und Endnutzer durch automatisierte, digitale Prozesse geführt, wodurch Unternehmen in der Lage sind, alles vom ersten Dateneintrag bis zur abschließenden Unterschrift effizient zu optimieren. So funktioniert es:
Wie SmartIQ die Automatisierung von Formularen vorantreibt
SmartIQ setzt sich aus vier zentralen Komponenten zusammen, die einen effizienten, sicheren und individuell angepassten Ansatz zur Datenerfassung ermöglichen. Diese Komponenten sind:
1. Interaktive FormulareAntwortgesteuerte Fragen und bedingte Logik verwandeln lineare, isolierte Prozessschritte in schnelle, zielgerichtete Interaktionen, die auf allen Geräten verfügbar sind.
2. DatenintegrationenNutzen Sie eine Vielzahl vorgefertigter Konnektoren und Datenendpunkte, um Datenbestände aus Ihrem Unternehmen zu extrahieren und nahtlos zu integrieren.
3. ProzessautomatisierungStellen Sie eine Verbindung zwischen Formularen und Kernsystemen her, um automatisierte Prozesse und Genehmigungen zu initiieren. Beteiligte und Beobachter können den Status einsehen, Benachrichtigungen erhalten und vieles mehr.
4. Output & Konversationen Verwenden Sie die übermittelten Informationen und Daten aus Kernsystemen, um in Echtzeit personalisierte, markenkonforme Dokumente oder elektronische Nachrichten zu erstellen und eine direkte Verbindung zur eSignatur herzustellen.
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