Der Ultimative Leitfaden für Formular-Software bietet einen Überblick über die verschiedenen Arten von Software und ihre Funktionen. Er zeigt die Vorteile von automatisierten Formularen auf und erläutert, wie sie die Kundenzufriedenheit verbessern, welche Aspekte bei der Auswahl eines Software-Anbieters für die Verwaltung und Digitalisierung von Formularen zu beachten sind und vieles mehr.
DIGITALISIERUNG VON FORMULAREN: EIN LEITFADEN | SMART COMMUNICATIONS SOFTWARE
Der ultimative Leitfaden für Formular-Software
Mehr erfahrenKunden erwarten zunehmend einfache und digitale Services. Diese bereitzustellen, stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Und während Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, schneller, intelligenter und innovativer zu werden, ist besonders im Bereich des Formularmanagements eine Transformation nötig.
In stark regulierten Branchen wie dem Versicherungs-, Finanzdienstleistungs- und Gesundheitswesen, wo jeder Kundenkontakt entscheidend ist, muss die End-to-End-Interaktion so nahtlos wie möglich ablaufen.
Während sich viele Unternehmen noch auf statische PDF-Dokumente verlassen, können Sie mit Software für die Digitalisierung von Formularen flexible und intuitive Online-Erlebnisse schaffen.
Was meinen wir mit Software für die Digitalisierung von Formularen?
Jedes Unternehmen muss Informationen sammeln, mit denen es Kunden unterstützen und künftige Interaktionen vereinfachen kann. Außerdem sind Unternehmen gefordert, Endnutzern schneller die gewünschten Ergebnisse zu liefern und gleichzeitig den Aufwand zu verringern, der für die Interaktion mit ihnen erforderlich ist.
Software für die Digitalisierung von Formularen ermöglicht es Unternehmen, Kundeninformationen effizienter zu erfassen, indem sie bisher papierbasierte, manuelle Prozesse in automatisierte, interaktive Prozesse umwandelt. Kunden können nahtlos von einem Gerät zum anderen wechseln. Bereits erfasste Informationen begleiten sie auf ihrem Weg. Die gesammelten Daten können in Echtzeit in andere Systeme eingespeist und jederzeit wieder abgerufen werden.
Formulare zu automatisieren verbessert nicht nur das Kundenerlebnis, sondern verringert auch die Risiken durch manuelle Back-Office-Prozesse. Da Unternehmen verstärkt in Datenstrategien und den Schutz von Kundeninformationen investieren, können moderne Softwarelösungen für die Digitalisierung von Formularen das Compliance-Risiko erheblich verringern. Dynamische Digitalformulare stellen sicher, dass sensible Daten durch eine sichere Technologieumgebung geschützt bleiben. Zudem wird das Compliance-Risiko durch Außendienstmitarbeiter, die über mehrere Kontaktpunkte hinweg außerhalb sicherer Büronetzwerke in manuellen Systemen arbeiten, erheblich reduziert.
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Nutzen Sie Software für die Digitalisierung von Formularen, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die betriebliche Effizienz zu steigern
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Diese Trends treiben die Digitalisierung von Formularen voran
Bei der Suche nach mit größten, ungenutzten Potential der Digitalisierung werden formularbasierte Prozesse oft übersehen. Dabei ist die Automatisierung von Formularen eine wirksame Methode, um das End-to-End-Kundenerlebnis zu optimieren und Unternehmen dabei zu helfen, ihre kurz- und langfristigen Ziele bei der digitalen Transformation zu erreichen.
Verschiedene Trends führen dazu, dass Unternehmen in Softwarelösungen für die Formularverwaltung investieren, zum Beispiel:
1.Höhere Betriebseffizienz durch innovative Technologien
Jahrzehntelang mussten IT-Abteilungen Datenbanken und eigene Anwendungen unternehmensweit implementieren und verwalten. Heute und in Zukunft sind IT-Teams gefordert, Low-Code-Technologien zu nutzen, die sich sicher in ihr Ökosystem einbinden lassen und den Geschäftsbereichen direkt zur Verfügung stehen.
Durch Investitionen in Low-Code-Lösungen für die Prozessautomatisierung können Unternehmen in kürzester Zeit neue Technologien implementieren, die auf Machine Learning und minimaler oder gar keiner Programmierung basieren. Gartner prognostiziert, dass Unternehmen durch eine Kombination aus Hyperautomation und Prozessoptimierung bis 2024 ihre Betriebskosten um 30 % senken werden. Low-Code-Plattformen werden in dem Bericht von Gartner als eine dieser Technologien genannt.
Dank dieser Investition können sich IT-Abteilungen wieder auf andere Aufgaben konzentrieren, während Anwender selbst die Kontrolle über täglich genutzte Systeme behalten. Dies führt zu einem besseren Erlebnis für Mitarbeiter und Kunden.
2.Verbesserung der Customer Experience hat höchste Priorität
Im Versicherungs-, Finanzdienstleistungs- und Gesundheitswesen interagieren Kunden in wichtigen Lebenssituation mit den Unternehmen. Daher ist es entscheidend, dass jede Kundeninteraktion effizient, effektiv und zielführend ist.
Für Unternehmen, die nach Möglichkeiten suchen, Prozesse einfacher und effizienter zu gestalten, sind zeitaufwändige, papierbasierte oder als PDF verfügbare Formulare einfach nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen sollten Formulare maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt werden – ein Vorhaben, das sich nur mit intuitiven Lösungen realisieren lässt.
Darüber hinaus lassen sich mit automatisierten Formularen die gesammelten Daten besser skalieren und auswerten. Dadurch kann die nachfolgende Kommunikation personalisiert werden. Das vermeidet Frustrationen und stärkt die Markenbindung und das Kundenvertrauen.
3.Aufbau von Datenstrategien zur Risikominderung und Erfüllung regulatorischer Anforderungen
Der Schutz von Kundendaten ist für alle Unternehmen ein grundlegendes Anliegen, aber in stark regulierten Branchen ist er besonders wichtig. Da sich Technologien und regulatorische Anforderungen ständig weiterentwickeln, müssen Unternehmen ihre Kundendaten über mehrere Plattformen und Standorte hinweg schützen.
Unternehmen sollten daher in eine cloudbasierte Lösung für digitale Formulare investieren, die Daten nicht nur erfasst, sondern sie auch auf sichere Cloud-Speicherplattformen übertragen kann. Wichtig ist auch, dass Anbieter die neuesten und höchsten Sicherheitsstandards, erfüllen, darunter PCI DSS, SOC 1 und SOC 2, HIPAA, ISO/IEC, IRAP und FSQS und viele weitere.
BERICHT
Der „Total Economic Impact“-Bericht (2022) von Forrester Consulting untersucht den ROI von SmartIQ™
Wie ein Unternehmen bei einem ROI von 136 % die Kosten für die Datenerfassung um 70 % gesenkt und den NPS (Net Promoter Score) um 13 Punkte gesteigert hat.
Bericht herunterladenDie Vorteile der cloudbasierten Automatisierung von Formularen
Während des gesamten Kundenlebenszyklus müssen immer wieder Daten erfasst werden. Egal ob während der Neukundengewinnung oder bei der Betreuung eines langjährigen Bestandskunden — Formulare sind ein notwendiges Element der Kundenreise. Jedoch wurden diese Prozesse weitgehend von der digitalen Revolution der letzten 10 Jahre ausgeschlossen. Viele Unternehmen bieten immer noch unpersönliche und komplizierte Formularprozesse.
Fast 60 % der Verbraucher würden eine Interaktion abbrechen, wenn das Unternehmen ein ineffizientes Verfahren zur Informationserfassung einsetzt.
Quelle: Smart Communications
Allzu oft werden Kunden aufgefordert, ein Formular herunterzuladen und auszudrucken. Oder sie sollen ein statisches PDF ausfüllen, in dem sie häufig schon bekannte Informationen erneut eingeben oder irrelevante Fragen beantworten müssen.
Die Schwierigkeiten betreffen nicht nur das Kundenerlebnis. Wichtige Kundeninformationen müssen nun mal akkurat erfasst werden. Gelingt das wegen ineffizienten Formularen nicht, kann das zu Problemen bei der Datenqualität und -integrität führen — was wiederum Compliance-Probleme, Verzögerungen und Umsatzeinbußen für das Unternehmen zur Folge haben kann.
Nachteile von statischen Formularen
Reibungsverluste sowohl für den Endkunden als auch für das Unternehmen durch manuelle Prozesse
Wird dem zunehmenden Kundenwunsch nach digitalen Erlebnissen nicht gerecht
Lässt Spielraum für Datenfehler und Integritätsprobleme
Vorteile einer Software für digitale Formulare
Schnellere Abwicklung für Kunden durch Daten- und Genehmigungs-Workflows
Digitale, mobilfreundliche Erlebnisse und Status-Updates in Echtzeit
Verknüpfung mit Kernsystemen, um die Daten skalierbar zu machen
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5 Wege, wie Formulare das Kundenerlebnis ruinieren und Ihre Gewinne schmälern
Erfahren Sie in diesem kostenlosen eBook, wie Sie mit Formularen der nächsten Generation Ihre Kunden und Mitarbeiter begeistern.
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Diese Unternehmen profitieren von einer Software für digitale Formulare
In Branchen wie der Versicherungs-, Finanzdienstleistungs- und Gesundheitsbranche sind Formulare ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsabwicklung. Egal ob es sich um neue Versicherungsansprüche, die Anmeldung bei einer Krankenversicherung, das Onboarding von Kunden in der Vermögensverwaltung oder das Underwriting im Außendienst handelt — Unternehmen sind auf vollständig ausgefüllte Formulare angewiesen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen.
Gerade in diesen Branchen ist der Kontakt mit Kunden sehr persönlich, heikel und zuweilen auch stressbeladen. An Emotionen mangelt es dabei nicht. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, einfachere und effizientere Wege für den Kundenkontakt zu schaffen. Letztendlich werden dadurch Stress und Ängste der Kunden reduziert, während gleichzeitig die internen Prozesse optimiert werden.
Im Folgenden werden bestimmte Geschäftsprozesse vorgestellt, die von digitalen Formularen und deren Automatisierung profitieren können, um Kunden ein nahtloses Erlebnis zu bieten.
Versicherung
Anträge
Schadenmeldung
Kündigung
Einsprüche & Beschwerden
Schadenstatus
Adressänderung
SEPA Lastschriftmandat
Beitragsanpassung
Auskunft über gespeicherte Daten
Onboarding
Erneuerung von Policen
Leistungsabrechnung
Finanzen
Onboarding
Vertragsänderung
Nachfinanzierung
Kontowechsel
Vollmacht
Darlehensantrag
Scoring-Auskunft
Umsatzreklamation
Verlustmeldung
Gesundheit
An- und Abmeldung
Krankenbescheinigung
Krankmeldung
Kostenerstattung
Mitgliedsbescheinigung
Auskunftsvollmacht
Unfallfragebogen
Anträge
Teilnahmebescheinigung
Worauf Sie bei einer Softwarelösung für digitale Formulare achten sollten
Unternehmen auf der ganzen Welt sind auf der Suche nach innovativen Technologien, die ihnen helfen, manuelle, veraltete Back-Office-Prozesse zu modernisieren und den Aufwand für die Geschäftsabwicklung zu reduzieren. Bei jeder Art von Modernisierung ist es wichtig, jene Prozesse zu identifizieren, die sowohl kurz- als auch langfristig optimiert werden können.
Das sind die wichtigsten Fragen, die im Rahmen dieser Evaluierung zu stellen sind:
Sind alle Ihre Formulare online, oder benötigen Sie weiterhin Papier bzw. gescannte PDF-Dateien, die Sie dann extrahieren müssen?
Ist sichergestellt, dass die Kunden die aktuellste Version des Formulars verwenden?
Erkennen Ihre Formulare die bevorzugte Sprache des Kunden, so dass dieser die Fragen gut verstehen und die richtige Antwort geben kann?
Sind die Felder mit den bereits bekannten Daten vorausgefüllt, sodass die Person die Daten nur bestätigen muss, statt sie erneut einzugeben?
Unterstützen Ihre digitalen Formularprozesse Barrierefreiheit und unterschiedliche Grade körperlicher Beeinträchtigungen?
Stellen Sie nur relevante Fragen? Fragen Sie z. B. alleinstehende Kunden, ob sie Informationen über ihren Ehepartner eingeben müssen? Stellen Sie Personen in verschiedenen Ländern die gleichen Fragen trotz unterschiedlicher Compliance-Vorgaben?
Ist sichergestellt, dass Ihre Formulare von jedem Gerät aus zugänglich sind, auch von mobilen Geräten? Können Kunden ein Formular auf einem Gerät beginnen und die Transaktion auf einem anderen Gerät abschließen?
Können Unterlagen wie Fotos oder Adressnachweise direkt im Rahmen des Formularprozesses in Echtzeit hochgeladen werden?
Wenn Sie eine der oben gestellten Fragen mit "Ja" beantwortet haben, sind Sie schon auf dem richtigen Weg! Wenn Sie jedoch überwiegend mit "Nein" geantwortet haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Formulare zu transformieren. Worauf sollen Sie jedoch bei Software zur Automatisierung von Formularen suchen?
Nachfolgend stellen wir einige wichtige Merkmale vor, die Unternehmen bei einer Lösung berücksichtigen sollten:
- Low-Code-Interface
- Responsive, mobilfreundliche Abläufe mit vollständigen Speicherfunktionen
- Automatisierte Daten- und Genehmigungs-Workflows
- Vorgefertigte Integrationen zu bestehenden Datenquellen
- Integrationen mit Anbietern elektronischer Signaturen
- Drag-and-Drop-Interface
- Sofortige Implementierung
- Branchenführende Compliance und Datenschutz
Integration von E-Signatur und digitalen Formularen
Im Zuge der Automatisierung von immer mehr Geschäftsprozessen ist die Zusammenarbeit mit den richtigen Technologieanbietern von entscheidender Bedeutung. Die Automatisierung mehrerer Geschäftsprozesse in großem Umfang kann sich wie eine Mammutaufgabe anfühlen. Doch Technologieintegrationen, die sich auf die Verbesserung von Prozessen - statt auf bestimmte Aufgaben - konzentrieren, ermöglichen es Unternehmen, die Erwartungen ihrer Kunden schneller und effizienter zu erfüllen.
So ist beispielsweise die elektronische Unterschrift ein Prozess, der von zusätzlichen Integrationen profitieren könnte. Während viele Unternehmen glauben, dass mit der elektronischen Unterschrift allein eine erstaunliche Customer Experience geschaffen wird (obwohl sie viel effizienter ist als herkömmliche Unterschriften, Postwurfsendungen und/oder Faxe), gibt es Raum für Verbesserungen. Indem Formulare digitalisiert, automatisiert und mit Datenquellen integriert werden, kann der E-Signatur-Prozess wesentlich individueller und schneller gestaltet werden.
Warum Sie für die Automatisierung von Formularen auf Smart Communications setzen sollten
Die Smart Communications Conversation Cloud ist eine Cloud-Plattform, die personalisierte Omnichannel-Konversationen über das gesamte Kundenerlebnis hinweg ermöglicht. Vier Schlüsselfunktionen – Erfassen, Kommunizieren, Kollaborieren und Koordinieren – unterstützt durch unserere leistungstarke Integration and Intelligenz – erlauben Unternehmen SMARTERE Kundenkonversationen für heutige und zukünftige Anforderungen.
SmartIQ™, eine Software zur Formularautomatisierung innerhalb der Conversation Cloud, ermöglicht es Unternehmen, Formulare zu modernisieren. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
Reduzierung von Abbruchraten und fehlerhaften Daten
Beschleunigung der End-to-End-Verarbeitungszeiten
Aufbau hochsicherer Prozesse zum Schutz von Kundendaten
Unterstützung der Benutzer im gesamten Unternehmen
Wie SmartIQ funktioniert
Interaktive Formulare. Intelligente Formulare verwandeln statische Formulare in agile, relevante Interaktionen, die auf jedem Gerät zugänglich sind.
Datenerfassung und -integration. Extrahieren und integrieren Sie Datenbestände aus dem Unternehmen mithilfe einer Vielzahl von vorgefertigten Schnittstellen und Datenendpunkten.
Prozessautomatisierung. Verknüpfen Sie Formulare mit Kernsystemen und initiieren Sie automatisierte Prozesse und Freigaben, bei denen Stakeholder und Beobachter den Status überprüfen und Benachrichtigungen erhalten.
Output und Kommunikation. Nutzen Sie übermittelte Informationen und Daten aus Kernsystemen, um personalisierte, markenbezogene Dokumente oder elektronische Nachrichten in Echtzeit zu erstellen – und verbinden Sie diese direkt mit Lösungen für elektronische Signaturen.
