Von Chaos zu Kontrolle: 10 Gründe, um End-to-End-Formularprozesse zu digitalisieren

 By Smart Communications

AKTUELLER ZUSTAND: Maßgeschneiderte, einzeln entwickelte Lösungen mit grundlegenden Formularfunktionen, die von der IT erstellt und betreut werden. 

Nachteile: Eine Vielzahl von Einzellösungen für ähnliche Aufgaben belastet die IT-Ressourcen, erhöht die Betriebskosten, begrenzt neue Funktionalitäten und verhindert den Austausch gesammelter Daten zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen. 

SmartIQ: bietet eine zentrale Technologie mit umfassenden, sofort einsetzbaren Funktionen zur Automatisierung und Digitalisierung zahlreicher manueller Geschäftsprozesse. 

Vorteile: Eine einzige Lösung, die mehrere geschäftliche Herausforderungen meistert und das IT-Portfolio erheblich schlanker gestaltet. SmartIQ wird kontinuierlich und strategisch mit neuen Funktionen erweitert, um die Anwendungsmöglichkeiten zu vereinfachen und auszubauen. Durch einfache Integrationen können gesammelte Daten zudem bereichsübergreifend im gesamten Unternehmen genutzt werden. 

AKTUELLER ZUSTAND: Manuelle Prozesse wie Drucken, Versenden, Scannen, Faxen und das Ausfüllen einfacher Formulare. 

Nachteile: Hohe Kosten durch Dateneingabe, Kundensupport zur Korrektur von Informationen, Postbearbeitung, Porto und – nicht zu vergessen – jede Menge Papier. 

SmartIQ: Eine sichere, durchgängige Digitalisierung (mit persönlichem Touch) macht kostenintensive, manuelle Prozesse zur Ausnahme statt zur Regel. 

Vorteile: Eine nutzungsbasierte, automatisierte Cloud-Lösung ermöglicht Unternehmen, Kosten für Papier, Porto, Dateneingabe und Nachverfolgung nahezu vollständig zu eliminieren – und hilft den Mitarbeitenden, effizienter mit jedem Kunden zu arbeiten. 

AKTUELLER ZUSTAND: Die Implementierung oder Aktualisierung von Inhouse- oder On-Premise-Lösungen kann 18 Monate oder länger dauern, da individuelle Anpassungen, Programmierung oder spezielle Funktionen benötigt werden. 

Nachteile: Verzögerte Kostenvorteile für das Unternehmen sowie zusätzliche Ressourcenbelastungen für Entwicklung und Wartung. 

Mit SmartIQ: Eine Low-Code-Oberfläche, vorgefertigte Konnektoren und eine flexible Architektur ermöglichen es, neue Prozesse innerhalb von Tagen oder Wochen auf den Markt zu bringen —Änderungen können sogar in Minuten live gehen. 

Vorteile: Sie erzielen die finanziellen Vorteile Ihrer Investition deutlich schneller, reduzieren die interne Belastung durch Implementierung und verringern die Abhängigkeit von der IT. 

AKTUELLER ZUSTAND: Papierbasierte Prozesse haben zwei Nachteile: die Länge der Formulare und die Menge zusätzlicher Dokumente, die bei Einreichungen benötigt werden. 

Nachteile: Der Papierverbrauch für manuelle Prozesse und der dadurch entstehende Abfall sind enorm und nach heutigen Standards oft nicht mehr akzeptabel. 

SmartIQ: Mit der Entscheidung für digitale Lösungen wird Papier zur Ausnahme und nicht zur Regel. 

Vorteile: Der drastisch reduzierte Papierverbrauch, weniger Abfall und Einsparungen bei Versandkosten wirken sich direkt positiv auf die Umwelt und Nachhaltigkeitsinitiativen des Unternehmens aus — und stärken die Marke sowohl am Markt als auch in den Augen der Mitarbeitenden 

AKTUELLER ZUSTAND: Hohe Abhängigkeit von Drittanbietern oder Cookies, um persönliche Informationen zu sammeln, die für Geschäftsprozesse erforderlich sind. 

Nachteile: Die Daten können ungenau und teuer sein und sind aufgrund strengerer Datenschutzbestimmungen zunehmend über traditionelle Methoden nicht mehr zugänglich. 

SmartIQ: Informationen sicher direkt vom Endnutzer erfassen und automatisch in die notwendigen Kernsysteme übertragen, wo sie gespeichert und weiterverwendet werden können. 

Vorteile: Sie erhalten die benötigten Daten direkt und verringern die Abhängigkeit von externen Datenquellen, um zentrale Geschäftsprozesse zu unterstützen. 

AKTUELLER ZUSTAND: Bei einer Vielzahl eingesetzter Tools, Schritte und Beteiligter ist es fast unmöglich, persönlich identifizierbare Daten (PII) zu schützen, wenn diese manuell eingereicht werden. 

Nachteile: Das Risiko, gegen Vorschriften zu verstoßen, steigt – Unternehmen drohen hohe Strafen, ein Verlust des Markenwerts und finanzielle Risiken für ihre Kunden. 

SmartIQ: senkt das Risiko von Datenverstößen, indem sensible Daten durch nahtlose Integration in zentrale Systeme geschützt werden, was den menschlichen Eingriff bei der Verwaltung von PII minimiert. 

Vorteile: Verringern Sie deutlich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, unsachgemäßer Handhabung oder Missbrauch sensibler Daten und nutzen Sie einen dokumentierten Prozess, um interne und externe Compliance-Standards zu unterstützen. 

AKTUELLER ZUSTAND: Geschäftsprozesse variieren in ihrer Komplexität, und unabhängig davon, wie einfach (oder kompliziert) sie sind, gibt es meist Möglichkeiten, diese für Kunden schneller und bequemer zu gestalten. 

Nachteile: Kunden in einen zeitaufwendigen, papierbasierten Prozess zu zwingen, erfordert Zeit und Mühe—was dazu führen kann, dass Kunden den Vorgang abbrechen und Unternehmen potenzielle Einnahmen entgehen. 

SmartIQ: Durch das Vorab-Ausfüllen von Formularen mit bekannten Daten, eine nahtlose mobile Nutzung sowie die Möglichkeit, nahtlos zwischen Geräten zu wechseln, können Unternehmen den Aufwand für ihre Kunden deutlich reduzieren. 

Vorteile: Schnelle und einfache Abläufe führen dazu, dass mehr Kunden Prozesse vollständig abschließen. Dies steigert den Umsatz und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden in Zukunft wiederkommen. 

AKTUELLER ZUSTAND: Mitarbeiter sind täglich mit einer hohen Anzahl an Formularen und Kundenkorrespondenz beschäftigt. 

Nachteile: Dies kann zu einer monotonen und sich wiederholenden Arbeitsbelastung führen, die die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigt. 

SmartIQ: Ermöglicht es Mitarbeitenden, Formulare und Arbeitsabläufe eigenständig zu erstellen und anzupassen. Optimierte Workflows und effizient gestaltete Formulare erleichtern die Aufgabenbearbeitung mit hoher Präzision und Qualität. 

Vorteile: Schnellere Servicebereitstellung, höhere Produktivität und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. 

AKTUELLER ZUSTAND: Traditionelle Formularprozesse sind oft langsam und umständlich, was zu unnötigem Frust bei Kunden führt. 

Nachteile: Dies führt zu hohen Abbruchquoten und einer schlechten Kundenerfahrung. 

SmartIQ: Mit echter Formularautomatisierung werden nur relevante Fragen angezeigt, Formulare automatisch mit bekannten Informationen vorausgefüllt, die gesammelten Daten validiert und Genehmigungsprozesse beschleunigt. Eine nahtlose Integration von eSignature macht die abschließende Unterschrift einfach und schnell. 

Vorteile: Durch vollständig digitalisierte Abläufe werden die typischen Hindernisse beseitigt, die Kunden und Mitarbeiter oft davon abhalten, einen Geschäftsprozess abzuschließen – was zu deutlich höheren Abschlussquoten führt. 

AKTUELLER ZUSTAND: Viele Unternehmen sind zögerlich, ihre Angebote und Dienstleistungen auf andere Märkte auszudehnen, aufgrund des hohen Aufwands und der benötigten Zeit. 

Nachteile: Verpasste Wachstumschancen und Einnahmequellen in neuen Märkten oder bei Nicht-Muttersprache-Sprechern. 

SmartIQ: Prozesse werden automatisch in der bevorzugten Sprache der Endnutzer angezeigt, basierend auf hochgeladenen Übersetzungen. Änderungen am Inhalt werden automatisch in allen Kanälen und Prozessen, die dieselbe Sprache verwenden, übernommen, was die Konsistenzwahrung erleichtert. 

Vorteile: Erreichen Sie ein breiteres Publikum, während der Aufwand für die Verwaltung mehrerer Übersetzungen reduziert wird.